AVG PRIVACYBELEID van de Stichting Behoud Erfgoed NLR - versie 1.0

Dit privacybeleid is conform de richtlijnen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en is van toepassing op alle persoonsgegevens die de Stichting Behoud Erfgoed NLR (SBEN), nummer Kamer van Koophandel: 34137262, verwerkt van haar bestuursleden, vrijwilligers en donateurs of andere geïnteresseerden.

1. Verantwoordelijke organisatie
Verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens en de bescherming daarvan is: de Stichting Behoud Erfgoed NLR. De secretaris, als functionaris verantwoordelijk voor de gegevensbescherming, is bereikbaar via het contactformulier (zie menu: Contact > Contactformulier)

2. Welke gegevens verwerkt de SBEN en voor welk doel

2.1 Persoonsgegevens van bestuursleden en vrijwilligers

2.1.1 Van bestuursleden en vrijwilligers, actief binnen de SBEN, worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
a. voor- en achternaam;
b. adres;
c. telefoonnummer;
d. e-mailadres;
e. bankrekeningnummer;
f. indien van toepassing: functie(s) als bestuurslid of vrijwilliger;
g. indien van toepassing IP-adres.

2.1.2 De SBEN verwerkt de boven genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
a. naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor contact over het lidmaatschap van het bestuur, het vrijwilligerschap en de eventuele
opzegging daarvan, voor de verstrekking van aangevraagde informatie of het verwerken van verkregen informatie;
b. naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor het versturen van de (digitale) nieuwsbrief en verslagen en voor informatie over de door de SBEN georganiseerde diensten, activiteiten en enquêtes;
c. naam en bankrekeningnummer worden gebruikt om betalingen, zoals donaties en declaraties af te wikkelen;
d. het IP-adres van daarvoor in aanmerking komende bestuursleden of vrijwilligers wordt gebruikt voor rechtstreekse toegang tot de databases;
e. SBEN kan – altijd in samenspraak en na toestemming daartoe – de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van bestuursleden en vrijwilligers, samen met de functie, publiceren op een afgeschermde pagina van de website van de SBEN, met als doel om andere vrijwilligers te informeren;
f. naam en telefoonnummer worden tot uiterlijk een jaar na afloop van het vrijwilligerschap gebruikt om te vragen naar de ervaringen met de SBEN en te
informeren over de voordelen van het donateurschap van de SBEN. Na afloop van de hiervoor genoemde bewaartermijn zal de SBEN de persoonsgegevens
direct vernietigen en/of anonimiseren, tenzij zij op grond van de wet (bv. op grond van de belastingwetgeving) verplicht is om bepaalde persoonsgegevens
langer te bewaren. In dat laatste geval zullen deze specifieke persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard blijven;
g. jaarlijks zal een vrijwilligersovereenkomst ter ondertekening aan de vrijwilliger worden aangeboden, die na ondertekening wordt bewaard door de secretaris;
h. de naam van een bestuurslid en vrijwilliger wordt verstrekt aan de beveiligingsfunctionaris van het Nederlands Lucht- en Ruimtevaartcentrum
(NLR) voor vervaardiging van badges en toekenning van toegang tot gebouwen/ruimten;
i. eerder gegeven toestemming om nieuwsbrieven en andere communicatiemiddelen te ontvangen blijven van kracht, tenzij hier bezwaar tegen wordt aangetekend, zoals omschreven in paragraaf 4.

2.2 persoonsgegevens van donateurs

2.2.1 In het kader van een donateurschap worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
a. titel, voorletters en achternaam;
b. adres;
c. telefoonnummer;
d. e-mailadres;
e. bankrekeningnummer;
f. donateursnummer.

2.2.2 De organisatie verwerkt de in sub 2.2.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
a. Naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor contact over het donateurschap, voor het versturen van de (digitale) nieuwsbrief, voor
de verstrekking van de aangevraagde informatie of het afhandelen van verkregen informatie;
b. Naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor het versturen van uitnodigingen en informatie over de in het kader van het donateurschap door de SBEN georganiseerde diensten, activiteiten en enquêtes;
c. Naam, bankrekeningnummer en donateursnummer worden gebruikt om de donatie af te wikkelen. De contactgegevens kunnen worden gebruikt indien dat nodig blijkt te zijn voor de afwikkeling van een legaat;
d. De SBEN verwerkt en bewaart deze persoonsgegevens gedurende een periode van een jaar na de laatste donatie. Na afloop van de hiervoor genoemde bewaartermijn zal de SBEN de persoonsgegevens direct vernietigen en/of anonimiseren, tenzij zij op grond van de wet (bijvoorbeeld op grond van de belastingwetgeving) verplicht is om bepaalde persoonsgegevens langer te bewaren. In dat laatste geval zullen deze specifieke persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard blijven;
e. Eerder gegeven toestemming om nieuwsbrieven en andere communicatiemiddelen te ontvangen blijven van kracht, tenzij hier bezwaar tegen wordt aangetekend, zoals omschreven in paragraaf 4;
f. De SBEN heeft de status van ANBI met een specifieke doelstelling. Daarbinnen past het produceren van nieuwsbrieven, met foto’s. Deze hebben een essentiële functie en dienen daarmee een gerechtvaardigd belang. Het is daarom niet nodig om hiervoor tevoren expliciete toestemming te vragen m.b.t. persoonsgegevens. Bezwaar hiertegen kan worden aangetekend, zoals omschreven in paragraaf 4.

2.3 Contact met andere geïnteresseerden

2.3.1 Van wie via de website, e-mail, schriftelijk of telefonisch contact met de SBEN opneemt, worden zo mogelijk de volgende persoonsgegevens verwerkt:
a. voorletters en achternaam;
b. adres;
c. e-mailadres;
d. telefoonnummer;
e. IP-adres.

2.3.2 De SBEN verwerkt de in sub 2.3.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
a. Naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor contact voor de verstrekking van de aangevraagde informatie of het afhandelen van de van verkregen informatie;
b. De SBEN verwerkt en bewaart persoonsgegevens gedurende een periode van een jaar na de ontvangst van de aanvraag, inschrijving of verzoek. Na afloop van de hiervoor genoemde bewaartermijn zal de SBEN de persoonsgegevens direct vernietigen en/of anonimiseren, tenzij zij op grond van de wet (bijvoorbeeld op grond van de belastingwetgeving) verplicht is om bepaalde persoonsgegevens langer te bewaren. In dat laatste geval zullen deze specifieke persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard blijven;
c. Het IP-adres wordt anoniem verzameld bij elk bezoek aan elk van de databanken van www.erfgoednlrcollecties.nl samen met datum, gebruikte zoekstrings en aantal bekeken foto’s voor statistische doeleinden. Bij gebruik van het “Formulier voor aanvullende informatie” worden door middel het vermelden van naam, e-mailadres en eventuele andere gegevens vastgelegd.

2.4 Foto’s van nog levende personen in de beeldbank
Indien in de websites, in het bijzonder de beeldbank van de SBEN nog levende personen herkenbaar worden afgebeeld wordt expliciet toestemming gevraagd. Deze toestemming wordt in de beeldbank vastgelegd.

3. Beveiligingsmaatregelen en bewerkers

3.1 Ter bescherming van de persoonsgegevens heeft de SBEN passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Hiermee worden persoonsgegevens beveiligd tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
3.2 Externe partijen die de persoonsgegevens onder de verantwoordelijkheid van de SBEN verwerken, doen dit uitsluitend voor doelen en onder voorwaarden die met hen zijn afgesproken, zoals de gegevens benodigd voor toegangscontrole. Dit wordt vastgelegd in schriftelijke overeenkomsten.
3.3 De SBEN zal de persoonsgegevens nimmer aan derden verkopen of gratis ter beschikking stellen voor commerciële doeleinden.
3.4 De SBEN zal alle datalekken documenteren en melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

4. Inzagerecht, verwijdering en vragen klachten

4.1 Via het bestuur kan een verzoek worden ingediend om de eigen persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. De SBEN zal dat verzoek steeds onverwijld in behandeling nemen en, in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek, informeren over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven. Indien de SBEN een verzoek niet inwilligt, zal zij dat altijd nader toelichten.
4.2 Indien iemand bezwaar wil maken tegen de (verdere) verwerking van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, kan deze eveneens contact opnemen met het bestuur. De SBEN zal het bezwaar onverwijld, in ieder geval binnen een maand, in behandeling nemen en de betreffende persoonsgegevens verwijderen, tenzij zij op grond van een wettelijke verplichting genoodzaakt is de betreffende persoonsgegevens te bewaren. Indien dat laatste het geval is, zal de SBEN betrokkene hiervan op de hoogte brengen.
4.3 Indien iemand klachten heeft over de wijze waarop de SBEN de persoonsgegevens verwerkt of verzoeken behandelt, kan deze via het contactformulier (zie menu: Contact > Contactformulier) contact opnemen met de secretaris als verantwoordelijke voor de gegevensbescherming. Indien dit niet leidt tot een oplossing kan betrokkene gebruik maken van het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) of een beroep doen op de bevoegde rechter.
4.4 Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit Privacybeleid kunnen worden gericht aan het bestuur van de SBEN via het contactformulier (zie menu: Contact > Contactformulier).

5. Wijzigingen
Dit Privacybeleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de website van de SBEN (https://www.erfgoednlr.nl/) bekend gemaakt. Geadviseerd wordt om regelmatig het Privacybeleid te bekijken.

Amsterdam, 17 oktober 2018 (Versie 1.0)